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Wir werden ein agiles Team bei EWMD RR

By 29. Juli 2018 No Comments

Bist du auch mit dem Thema agil unterwegs und suchst nach Lösungen? Nun – wir hatten eine echte Krisensituation und dann blieb nur noch ein weg offen: agil – oder wir ersticken an Komplexität. Die Geschichte ist schnell erzählt.

Strategie Meeting – Dörte Bräunche erklärt agiles Team

Ich bin eine der 100 Frauen in NRW, alle Mitglieder im Netzwerk EWMD.  Das ist ein Netzwerk für Frauen in Führungspositionen – die sich dafür einsetzten, dass auch die Chefetagen weiblich werden. Um zu Netzwerken muss man sich treffen, austauschen und voneinander lernen. Mal ist es ein Referent, mal eine Firmenbesichtigung, mal ein Workshop. Dies alles will organisiert sein – und das ehrenamtlich.

Meisterinnen der Organisation – aber ohne Spaß

In den letzten 10 Jahren waren wir die echten Musterschülerinnen von Organisation – wir hatten alles im Griff, für jeden Job hatten wir eine Frau benannt, wir waren als lokaler e.V. im Amtsregister eingetragen und wir haben unseren kleinen Haushalt mit eigenen Konten verwaltet und jedes Jahr eine Steuererklärung gemacht. Natürlich musste auch eine ordentliche Mitgliederversammlung stattfinden und das Budget bewilligt werden. Alles was so dazu gehört – und dann passierte es: Es hatte darauf niemand mehr Lust. Weder die passiven Mitglieder – noch die aktiven „Ehrenamtlerinnen“. Es war einfach zu viel Administration die keinen Spaß mehr gemacht hat.  Das ging nicht nur uns in NRW so – sondern auch den anderen Standorten in Hamburg, Berlin und Stuttgart.

Nur die Frauen in Bayern hatten einen anderen Weg gewählt: Sie hatten sich einfach nicht als e.V. eintragen lassen und ihre Kassen privat verwaltet. Da sich alle kannten und vertrauten, hat man/frau auf Augenhöhe entschieden, dass nur so viel Geld ausgegeben werden kann, wie da ist. Basta. Führung mit Prinzipien nennt man das. Das hat Jahre funktioniert und es ist nie zu einem Problem geworden. Vielleicht waren genug „Unternehmerinnen“ dabei, die sich nicht ständig absichern mussten. In anderen Vereinen war das anders. Hier wurde nur über die Haftung im Vereinsrecht gesprochen und einige sahen sich doch schon „im Gefängnis“, wenn das Konto überzogen wäre.

Angst vor Verantwortung kreiert Sicherheitssysteme ?

Wir haben dann im Gesamtvorstand EWMD Deutschland darüber beraten und uns gefragt, wie kommen wir aus der Falle raus. Der Weg war dann schnell klar: Weniger Administration ist der Weg. Also: Alle lokalen Vereine in Deutschland lösen sich auf, und alle Mitglieder sind nur noch im Verein „EWMD Deutschland e.V.“. Die Untervereine machen keinen Sinn. Es gibt nur noch ein Konto, allerdings mit Unterkonten für jedes Chapter – wie wir die Gruppen jetzt nennen. Es gibt, wie all die Jahre auch, die Mitgliederversammlung des großen Vereins „EWMD Deutschland e.V.“, gekoppelt mit der Konferenz. Daran arbeiten dann alle aus Deutschland mit – virtuell und vor Ort, ein einmaliger Aufwand. Gesagt getan? Nun – einigen lokalen Vereinen war das gar nicht recht, sie fürchteten um ihre Souveränität und einige gar um ihr Geld.

Im Jahr 2017 gab es  lokale Treffen um zu hören, wie die einzelnen Gruppen damit umgehen würden. Die meisten Schatzmeisterinnen – oft auch Steuerberaterinnen vom Beruf her – hatten gar nicht so ein Problem mit diesem Mandat, eher die, die sich nun gar nicht mit Verwaltung herumgeschlagen wollten. Es hat etwas gedauert, und dann lösten sich doch nach und nach alle Vereine auf. Aber das war ja nur der erste Schritt – wie managed man denn nun ein Chapter?

Die Vorsitzende machte einfach alles !

Unser Ziel war, das Netzwerk aktiv zu halten und weiter Veranstaltungen zu machen. Bei uns in Rhein-Ruhr kam eine Besonderheit hinzu. Wir hatten eine echte Krise. Unsere lokale Präsidentin hatte alles an sich gerissen und wollte alles kontrollieren. Sie war zu sehr mit der Rolle verwachsen und konnte nicht abgeben. Sie band die aktiven Mitglieder nicht mit ein. Was passierte? Keine hatte mehr Lust, keiner machte aktiv mit und auf einmal war wirklich alles an einer Person hängen geblieben. Da diese auch noch den Kongress organisieren wollte, brach irgendwann alles zusammen. Sie hat sich dann einfach verabschiedet und war weg. Upps – und was machen wir jetzt?

Ein agiles Team – funktioniert das?

Wir wollten keine Vorsitzende mehr haben – keine Jobs und Ämter. Unser Motto: „Wir sind ein Team und wir werfen uns die Bälle zu“. Das war das Versprechen – das Committment. Einmal im Monat verabreden wir uns nun zu einer Telco – der Termin wird für das ganze Jahr geplant. Donnerstags um 17 h. Die kostenlose Telco-Nummer steht in jedem Protokoll. Einmal alles geregelt. Und dann geht das so: Im Call wird festgelegt, wer moderiert und wer führt Protokoll? Wenn das geklärt ist, wird die Agenda angeschaut und die Themen priorisiert. Wir haben eine Stunde Zeit, alles zu besprechen – oder es wird auf den nächsten Termin vertagt. Am Ende steht die Frage, wer moderiert die nächste Runde und wer führt Protokoll? Und es finden sich auch immer zwei – weil dies ja eigentlich keine grosse Extra-Arbeit ist, wenn man eh im Call ist. Zudem haben wir ein tolles Template, dass einfach überschrieben wird. Gleich 10 Minuten nach dem Call ist das Protokoll schon per Mail verschickt. Fertig. Agilität bedeutet: Es gibt keine klassische Struktur mehr – es sind alle da und aktiv, einige gehen in die Verantwortung, andere geben Feedback. Es wechselt, heute so, morgen so.

Es baucht nicht alle – ein agiles Team ist klein

Natürlich können nicht immer alle dabei sein – aber wir haben eine Mailingliste und wer nicht an der Telco Teilnehmen kann – hat sich meist abgemeldet. Wenn man nichts gehört hat, schreibt eine von uns alle an und verweist auf den Termin in zwei Tagen. Dann kommen immer wieder 4-5 Frauen zusammen und wir wissen auch vorher, wer dabei ist. Der gesamte aktive Pool beträgt 12 Frauen – das Netzwerk an sich hat 100 eingetragene Mitglieder, von den wir 20 als bekannt ansehen. Wir sind mit der Größe des agilen Teams zufrieden – damit lässt sich gut arbeiten, mehr wäre schon wieder komplizierter in der Moderation.

Warum es funktioniert? Nun – wir mögen uns und sind nett zu einander. Wir arbeiten keine Pflichten ab und quälen uns nicht durch eine Agenda – wir reden miteinander und haben auch daran Spass. Das liegt an der Moderatorin – die sich bemüht, wirklich nur den Prozess zu regeln, alle zu fragen, ob der Punkt jetzt beendet ist oder ob es noch Ideen oder Anmerkungen gibt – es ist alles sehr viel höflicher geworden. Ausserdem lernt man hier sehr aktiv, ein virtuelles Team zu führen – das braucht etwas mehr Fingerspitzengefühl und man muss auch die kleinen Töne hören können.

Was war früher anders? In der alten Struktur hat oft die Präsidentin auch den Vorsitz bei den Telefoncalls gehabt und dann hat sie auch noch selbst das Protokoll geschrieben … und den Inhalt vorgegeben. Das war dann auch manchmal im Ton zu hören, sie hat es durchgepeitscht. Das hat alle Freude genommen.

Virtuell eine Stunde hat jeder von uns

Warum wir die Planungen per Telefon machen? Wir sind ein sehr großes Netzwerk – geographisch gesehen, unsere aktiven Mitglieder sind in Dortmund, Duisburg, Düsseldorf, Köln und Bonn – und eine wohnt noch südlicher in Bad Neuenahr. Ein Treffen wäre sehr sehr aufwendig und auch ziemlich unmöglich. In NRW sind die Straßen im Ruhrgebiet und in die Rheinschiene nach dem Job zwischen 18-20 h völlig verstaut. Da ist es schon eine Herausforderung, sich ins Auto oder in die Bahn zu setzen – und nur für ein Meeting? Für uns ist dieses Telefonat die beste Lösung. Wir brauchen auch kein Web-Ex oder eine andere Form um Dokumente zu teilen – jede hat das Protokoll – und das reicht. Außerdem ist man mit dem Mobile einfacher dabei, selbst, wenn man noch im Zug sitzt oder im Cafe ist.

Natürlich treffen wir uns – aber das zu Veranstaltungen, die wir dank der jetzt guten spontanen Arbeitsweise schnell und unkompliziert organisieren. Was auch hier neu ist: Wir haben selbst genug Expertise und Verbindungen – wir machen mehr selbst. Früher haben wir mehr auf externe Redner und Vortragende gesetzt. Das Spektrum der Themen ist demnach von uns selbst besetzt und wir wissen, was wir voneinander halten können. Die Qualität ist richtig gut. Unsere Kompetenz: Kontakte in Firmen – und: Werksführungen sind immer das Spannendste – live dabei und vor Ort fragen können. Das einzige was noch in echt geregelt ist: Die Finanzen. Da hat jemand den Hut auf. Und – wir sind mit einer Stimme im deutschen Verein vertreten.

Warum wir das teilen wollen? Weil es das Leben wieder angenehm macht, weil es so viel leichter ist und wir uns fragen: Wieso haben wir das nicht gleich so gemacht?

Claudia Schmitz

Chapter EWMD Rhein Ruhr
EWMD Germany e.V.
www.ewmd.org